IJAZAH YAITU ARSIP VITAL YANG HARUS DIJAGA

IJAZAH SEBAGAI ARSIP VITAL YANG HARUS DIJAGA

Ijazah adalah sebagai salah satu arsip pribadi yang diperoleh setelah menempuh pendidikan. Selain sebagai bentuk pengakuan yang sah dari negara, ijazah juga memiliki banyak manfaatnya, antara lain yaitu sebagai syarat untuk menempuh pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, dan salah satunya yang lebih penting lagi syaran melamar pekerjaan atau mendapatkan pekerjaan itu dibutuhkan Ijazah. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 14 tahun 2017 tentang Ijazah dan Sertifikat Hasil Ujian Nasional pasal 1 ayat (1) disebutkan bahwa ijazah adalah sertifikat pengakuan atas prestasi belajar dan kelulusan dari suatu jenjang pendidikan formal atau pendidikan nonformal.

Betty R. Ricks (1992) mengungkapkan, "Dalam bidang kearsipan, Ijazah merupakan jenis arsip dinamis, yaitu arsip vital. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang berdasarkan tingkatannya”. Berikut ini sebagai contoh macam-macam Arsip :

1.  Arsip Vital (arsip kelas satu) : Arsip yang sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan, tanpa jenis dokumen ini perusahaan tidak dapat beroperasi, tidak dapat diganti, isi informasinya memberi bukti status hukum, kepemilikan, melindungi kepentingan perusahaan pemegang saham.

2.    Arsip Penting (arsip kelas dua) : Arsip yang diperlukan untuk kelangsungan urusan, bisa diganti/direproduksi tetapi memerlukan biaya dan waktu.

3.    Arsip Berguna (arsip kelas tiga) : Arsip yang diperlukan untuk kegiatan yang tidak dapat ditunda, dokumen ini bisa diganti jika hilang.

4.    Arsip Tak Berguna (arsip kelas empat) : Arsip yang tidak mempunyai nilai lagi karena urusan sudah selesai dan sudah tidak bernilai guna baik secara primer maupun sekunder.

5.  Dilihat dari tingkatannya tersebut, ijazah dapat dikategorikan ke dalam arsip penting karena diperlukan untuk kelangsungan urusan (misalnya melamar pekerjaan) dan dapat diganti. Hal itu berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 14 tahun 2017 tentang Ijazah dan Sertifikat Hasil Ujian Nasional pasal 9 ayat 2 bahwa Terhadap ijazah yang rusak, hilang, atau musnah, sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat diterbitkan surat keterangan pengganti ijazah.

Menurut Ira A. Penn (1994), “Untuk melindungi dan mencegah arsip vital, termasuk ijazah, dari ancaman rusak ataupun hilang, diperlukan metode perlindungan yang dapat diterapkan”. Berikut ini 3 metode perlindungan terhadap arsip vital :

1.  Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan cara menyediakan kopi arsip dari arsip aslinya, misalnya fotokopi untuk arsip kertas atau mengubahnya ke dalam bentuk mikrofilm;

2. Dispersal adalah metode perlindungan arsip dengan cara penyebaran rutin atau penyebaran melekat (karena proses kegiatan) dimana informasi secara rutin didistribusi ke bagian lain atau individu di tempat yang berbeda. Misalnya arsip suatu perusahaan yang informasinya didistribusikan ke kantor cabang atau kantor cabang pembantu. Hal itu dilakukan untuk menghindari rusak atau hilangnya arsip karena bencana;

3.  Penyimpanan dengan peralatan khusus untuk melindungi arsip dari bahaya, misalnya alat khusus yang tahan api dan tahan air (almari besi/vaults atau kabinet tahan api).

Dalam memilih metode perlindungan di atas, perlu juga diperhatikan kebutuhan aksesibilitas (akses atas informasi dan bentuknya), lamanya masa simpan (arsip vital yang masa simpannya pendek akan memerlukan metode penyimpanan yang berbeda dengan arsip vital yang masa simpannya panjang), dan kualitas fisik arsip (media arsip akan menentukan bagaimana arsip akan dilindungi).

Arsip vital yang tersimpan baik akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan baik sebelum atau sesudah terjadi keadaan darurat karena sesuai dengan fungsinya, arsip vital memiliki fungsi sebagai penunjang kelangsungan suatu organisasi. Juga, terhadap diri kita sendiri, arsip pribadi kita yang bersifat vital akan sangat dibutuhkan selama kita masih hidup.